事例１ 岡山県新見市での出張申請/文書管理システムへの組み込み
【導入によるメリット】
・ 組織としての必要文書を確保して共有化を図ることが可能
⇒ “承認”が目に見えるかたちで残るため、これまでと同じ業務フローが可能
岡山県新見市は平成１４年１１月、電子印鑑の実証実験として出張命令書の回議に限定したシステムを稼働させました。 現在では、同庁の総合文書管理システム『文庁』へも電子印鑑との連携機能を盛り込み、試験導入を行っています。
電子印鑑により、ログイン、承認が可能
事例２ 柏崎情報開発センターにおける受発注システムへの組み込み
【導入によるメリット】
・関係各社の業務プロセスを一切変えず短期間で導入
・過去の商習慣上、困難であった対外文書の電子化を違和感なく実現
・受発注書類の電子化により印紙税の削減
柏崎情報開発センター（KASIX）は、柏崎市役所が受領する見積書と、それに伴う受発注書類を電子印鑑システムにより安全に電子化されています。
本システム導入により、帳票の郵送や保存にかかる費用を削減、業務の効率を大きく改善しました。
セキュリティ
- 電子印鑑によるログイン認証および、SSLによる暗号化
- ユーザー情報一元管理が可能
事例３ 東京都下水道局における進捗管理/出来高報告書への捺印
【導入によるメリット】
・工事先からの報告業務がリアルタイムで可能
・発生する紙文書の管理が簡単
・新しいシステムの構築が不必要
東京都下水道局は、毎日発生する水道工事の進捗管理/出来高報告書による連絡業務を電子印鑑で簡単にペーパーレス化しています。
電子印鑑を使った捺印により、印鑑の所有者が当該文書の内容を確認したとの意思を表明
事例４ 情報処理振興事業協会における通達システムへの組み込み
【導入によるメリット】
・“捺印”があることで協会員は通達文書の発信先を確認
・郵送に必要な費用の削減
・郵送に必要な業務負担の軽減
情報処理振興事業協会では、同協会の協会員への通達文書を電子印鑑によって電子化し、郵送によるコストを削減しています。
1.協会印を捺印した通達文書の雛形を作成
2.雛形に対し差込印刷にて複数のページが含まれる文書ファイルを作成
3.分割処理にて文書ファイルを分割し、PDF化
4.PDF化されたファイルをメールに添付し、協会員に送信
事例５ 徳間書店における勤怠管理システムへの組み込み
【導入によるメリット】
・“人事部の集計作業が軽減
⇒ 月に一度の集計作業時間が２日短縮
・過去の業務内容の確認が可能
・システム導入による教育が不必要
画面上でイレギュラーなケースの確認が可能
徳間書店は従業員の勤怠管理において、電子印鑑を利用した勤怠管理システムを利用されています。これまで、手書きの帳票を用いられてきた社内業務が電子印鑑の利用により、誰にでもわかりやすいかたちで電子化されました。
1.協会印を捺印した通達文書の雛形を作成
2.雛形に対し差込印刷にて複数のページが含まれる文書ファイルを作成
3.分割処理にて文書ファイルを分割し、PDF化
4.PDF化されたファイルをメールに添付し、協会員に送信
現在約130名のユーザーが電子印鑑を利用されています
これまでは紙文書の運用管理に時間を取られていました
事例６ 岡山県新見市における「遠隔Oh!買いもの事業」実証実験
【導入によるメリット】
・“お年寄りにも理解できる「印鑑」という認証方式
・自治体が認証した印鑑を用いることで店側も安心
岡山県新見市における「遠隔Oh!買いもの事業」実証実験において、市民からのログイン認証に電子印鑑が使用されました。
他にもこんなシーンで…
◆ ISO文書管理・図面管理・PDM
◆ (生産現場での) 進捗管理・工程管理
◆ 報告書・通達書・議事報告
◆ 稟議書・社内申請書
◆ システムへのログイン
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